Train the Trainer Tipps für die Zeitplanung Ihres Seminars

29. Oktober 2023 | Ausbildung

„Wie gelingt dir eine realistische Zeitplanung für deine Seminare?“. Diese Frage wird mir in den Train the Trainer Ausbildungen häufig gestellt. In der Tat ist es manchmal wirklich schwierig herauszufinden, wie lange einzelne Schritte dauern werden. Einen „normalen“ Vortrag kann ich im Vorfeld zuhause vor dem Spiegel halten, die Zeit stoppen und 20 Prozent für möglich Fragen addieren. Wenn ich im Seminar wirklich das Lernen auslösen will, klappt das so nicht. Denn dann kommt eine unkalkulierbare Größe ins Spiel: Die aktiven Lernenden! Teilnehmende, die Fragen stellen, üben, ausprobieren, denken … Es lässt sich eben nicht immer auf die Minute abschätzen, wie lange die Teilnehmenden bei einer Übung brauchen werden.

Wenn Sie Ihren Lernenden Raum zum Mitbachen geben wollen, ist die Zeitplanung also herausfordernd. Jedoch nicht unmöglich! Hier stelle ich Ihnen vier hilfreiche Strategien zur Zeitplanung Ihrer Seminare vor.

Zeitplanungstipp 1: Schätzen Sie kleinteilig

Wenn Sie unsicher sind, wie lange bestimmte Phasen dauern, empfehle ich Ihnen, diese Teile Ihres Drehbuchs besonders kleinteilig zu planen. Teilen Sie die Sequenzen in kleine Arbeitsschritte ein und schätzen Sie kleinteilig, wie viel Zeit die jeweiligen Etappen benötigen. „So eine Minutenzählerei ist doch übertrieben“, denken Sie vielleicht. Der Vorteil dieser Herangehensweise: Wenn Sie die einzelnen Etappen und ihre Dauer notieren, können Sie treffsicherer schätzen als bei einer groben Kalkulation einer längeren Etappe. Manchmal sind es die kleinen Übergänge zwischendurch, bei denen ich unterschätze, wie viel Zeit sie benötigen: Gruppen bilden, Arbeitsmaterial holen, wieder zusammenkommen …

Zeitplanungstipp 2: Trainieren Sie Ihr Zeitgefühl!

Nutzen Sie Ihr Drehbuch mit Ihren Zeitschätzungen, um Ihr Zeitgefühl zu trainieren. Legen Sie Ihr Drehbuch im Seminar auf Ihren Tisch, auf Ihren Materialtisch hinter der Pinnwand oder an eine andere Stelle, wo Sie es – unbeobachtet von den Lernenden – sehen können. Behalten Sie dann immer wieder den geplanten und den realen Verlauf im Blick. Prüfen Sie, wie gut Sie geschätzt haben. Haken Sie treffsichere Schätzungen ab und markieren Sie die Stellen, an denen Sie danebengelegen haben. So werden Sie im Laufe der Zeit mit den Schätzungen immer besser und entwickeln mehr und mehr ein Gefühl dafür, wie lange einzelne Schritte in der Regel dauern.

Zeitplanungstipp 3: Entwickeln Sie Kurz- und Langversionen!

Immer wieder wird es – trotz besonnener Planung – zeitliche Abweichungen geben. An der einen Stelle diskutieren die Lernenden länger als geplant, an der anderen Stelle braucht eine Übung weniger Zeit. Toll, wenn Sie auf die jeweilige Situation flexibel reagieren können. Entwickeln Sie Kurz- und Lang- versionen! Überlegen Sie schon bei der Vorbereitung für ein oder zwei Phasen im Kursverlauf, wie eine rasche Kurzversion aussehen könnte, wenn die Zeit knapp wird. Und wie eine Langversion ausschauen könnte, wenn Sie noch unerwartet Zeit haben. Kurz- und Langversionen können Sie zum Beispiel für Ihre Methoden entwickeln: Eine schnelle Variante der Methode für wenig Zeit und eine längere für viel Zeit. Auch inhaltlich können Sie sich auf verschiedene Versionen einstimmen. Eine ganz ausführliche, in der Sie auch Details des Themas betrachten, und eine konzentrierte Version, bei der Sie den Fokus auf den fachlichen Kern legen. Mit ein, zwei vorbereiteten Versionen können Sie elegant durchs Seminar steuern. Mit welcher Variante Sie Punkt 17:00 Uhr zum Ende kommen, bleibt Ihr Geheimnis …

Probieren Sie es direkt einmal aus. Wählen Sie in der Methodensammlung eine aktivierende Munterrichtsmethode aus und entwickeln Sie für diese Methode eine Kurz- und eine Langversion. Das ist ein sehr gutes Training!

Zeitplanungstipp 4: Geben Sie Orientierung mit einem Ablaufplan!

Bevor ich Ihnen den vierten Zeitplanungstipp aus meiner schwäbischen Heimat vorstelle, machen wir einen kleinen Exkurs zu einem wichtigen Orientierungsinstrument, dem Ablaufplan. Wenn Ihr Drehbuch steht, wissen Sie, wie Ihr Kurs verlaufen soll. Das ist gut. Wichtig ist aber auch, die Teilnehmenden über den groben Ablauf Ihrer Veranstaltung zu informieren. Lernende freuen sich über gute Orientierung. So können sich alle voll aufs Lernen konzentrieren und müssen nicht überlegen, worum es hier eigentlich geht und was wir als nächstes tun. Mit einem Ablaufplan geben Sie Hinweise zur Chronologie Ihres Kurses. Er zeigt einzelne Schritte, macht ungefähre Zeitangaben und gibt Auskunft, wann Pausen geplant sind.

Ich mache gute Erfahrungen damit, den Ablaufplan auf einem Flipchart zu visualisieren. Ich achte darauf, dass diese Übersicht das gesamte Seminar über für alle möglichst sichtbar ist. Ohne diese Transparenz besteht die Gefahr, dass Teilnehmende gedanklich abschweifen: „Macht der jetzt eine Pause oder wie lange dauert das noch …?“ Eine unserer zentralen Aufgaben als Lehrende ist es, die Aufmerksamkeit der Lernenden auf das Kursthema zu lenken. Wir tun also gut daran, es den Lernenden so einfach wie möglich zu machen, sich auf das Thema konzentrieren zu können.

Der Ablaufplan kann für Sie als Trainer*in aber auch herausfordernde Nebeneffekte haben. Zum Beispiel dann, wenn Sie am Seminartag um 14:00 Uhr feststellen müssen, dass Sie das angekündigte Programm bis zum Feierabend nicht mehr bewältigen werden. Jetzt können Sie schneller reden, den Plan unauffällig verschwinden lassen und hoffen, dass keiner merkt, was Sie weglassen. Oder Sie erklären den Teilnehmenden, dass das Pensum heute leider nicht mehr zu schaffen ist. Alles nicht so schön. Machen Sie es geschickter: Informieren Sie die Lernenden mit einem schwäbischen Sparplan.

Extratipp: Der schwäbische Fahrplan

Notieren Sie auf dem Ablaufplan nicht detailliert alle Einzelschritte. Formulieren Sie vage. Schreiben Sie zum Beispiel statt „7 Strategien“ besser „Einige Strategien“. So schaffen Sie Spielraum für entspannte Kurse. Und sorgen gleichzeitig für lernförderliche Orientierung. Ein Hoch auf die sparenden Schwaben!