Wie gelingt mir eine realistische Zeitplanung im Seminar?
„Ich kann schlecht planen und abschätzen, wie lange die einzelnen Teile im Seminar dauern werden. Wie gelingt mir eine realistische Zeitplanung?“ Diese Frage wird mir in den Trainerausbildungen häufig gestellt. In der Tat ist es herausfordernd, bei der Konzeption herauszufinden, wie lange die einzelnen Schritte dauern werden. Einen „normalen“ Vortrag können Sie sich einfach selbst vor dem Spiegel halten, die Zeit stoppen und 20 Prozent für mögliche Fragen addieren. Mit dem Lehr-Lernverständnis vom Ein- und Ausatmen ist das nicht so einfach möglich. Hier kommt eine schwer kalkulierbare Größe ins Spiel: die Lernenden! Es lässt sich eben nicht immer auf die Minute abschätzen, wie lange die Teilnehmenden bei einer Übung brauchen werden. Für alle, die ihren Lernenden Raum zum Mitmachen geben, ist die Zeitplanung also herausfordernd. Aber nicht unmöglich.
Lesen Sie hier meine vier Lieblingsstrategien zur Zeitplanung fürs Seminar.
Zeitplanungstipp 1: Schätzen Sie kleinteilig!
Wenn Sie unsicher sind, wie lange bestimmte Kursphasen dauern, empfehle ich Ihnen, diese Teile Ihres Drehbuchs besonders kleinteilig zu planen. Teilen Sie die Sequenzen in Arbeitsschritte ein und schätzen Sie kleinteilig, wie viel Zeit die jeweiligen Etappen benötigen. „So eine Minutenzählerei ist doch übertrieben“, denken Sie vielleicht. Der Vorteil dieser Herangehensweise: Wenn Sie die einzelnen Etappen und ihre Dauer notieren, können Sie treffsicherer schätzen als bei einer groben Kalkulation einer längeren Etappe. Manchmal sind es auch die kleinen Übergänge zwischendurch, bei denen ich unterschätze, wie viel Zeit sie benötigen: Gruppen bilden, Arbeitsmaterial holen, wieder zusammenkommen …
Zeitplanungstipp 2: Trainieren Sie Ihr Zeitgefühl!
Nutzen Sie Ihr Drehbuch mit Ihren Zeiteinschätzungen, um Ihr Zeitgefühl zu trainieren. Legen Sie Ihr Drehbuch im Seminar auf Ihren Tisch, auf Ihren Materialtisch hinter der Pinnwand oder an eine andere Stelle, wo Sie es – unbeobachtet von den Lernenden – sehen können. Behalten Sie dann immer wieder den geplanten und den realen Verlauf im Blick. Prüfen Sie, wie gut Sie geschätzt haben. Haken Sie treffsichere Schätzungen ab und markieren Sie die Stellen, an denen Sie danebengelegen haben. So werden Sie im Laufe der Zeit mit den Schätzungen immer besser und entwickeln mehr und mehr ein Gefühl dafür, wie lange einzelne Schritte in der Regel dauern.
Zeitplanungstipp 3: Entwickeln Sie Kurz- und Langversionen!
Immer wieder wird es – trotz besonnener Planung – zeitliche Abweichungen geben. An einer Stelle diskutieren die Lernenden länger als geplant, an der anderen Stelle braucht eine Übung weniger Zeit. Toll, wenn Sie auf die jeweilige Situation flexibel reagieren können. Entwickeln Sie Kurz- und Langversionen! Überlegen Sie schon bei der Vorbereitung für ein oder zwei Phasen im Kursverlauf, wie eine rasche Kurzversion aussehen könnte, wenn die Zeit knapp wird. Und wie eine Langversion ausschauen könnte, wenn Sie noch unerwartet Zeit haben. Kurz- und Langversionen können Sie zum Beispiel für Ihre Methoden entwickeln: Eine schnelle Variante der Methode für wenig Zeit und eine längere für viel Zeit. Nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit für eine Miniübung: Lesen Sie die Kurzanleitung zur Methode Stichwortsalat. Überlegen Sie: Wie könnte hier eine kurze Variante aussehen, wenn die Zeit knapp wird? Und wie könnten längere Versionen aussehen, wenn Sie noch viel Zeit haben? Auch inhaltlich können Sie sich auf verschiedene Versionen einstimmen. Eine ganz ausführliche, in der Sie auch Details des Themas betrachten, und eine konzentrierte Version, bei der Sie den Fokus auf den fachlichen Kern legen. Mit ein, zwei vorbereiteten Versionen können Sie elegant durchs Seminar steuern. Mit welcher Variante Sie Punkte 17:00 Uhr zum Ende kommen, bleibt Ihr Geheimnis …
Zeitplanungstipp 4: Arbeiten Sie mit einem schwäbischen Sparplan!
Ich mache gute Erfahrungen damit, den Lernenden gleich zu Beginn des Seminars mit einem Ablaufplan einen Überblick über das Seminarprogramm zu geben. So sind alle gut orientiert und wissen, was sie im Seminar erwartet. Dieser Ablaufplan kann für Sie als Trainer*in jedoch auch herausfordernde Nebeneffekte haben. Zum Beispiel, wenn Sie am Seminartag um 14:00 Uhr feststellen müssen, dass Sie das angekündigte Programm bis zum Feierabend nicht mehr bewältigen werden. Jetzt können Sie schneller reden, den Plan unauffällig verschwinden lassen und hoffen, dass keiner merkt, was Sie weglassen. Oder Sie erklären den Teilnehmenden, dass das Pensum heute leider nicht zu schaffen ist. Alles nicht so schön. Machen Sie es geschickter. Informieren Sie die Lernenden mit einem schwäbischen Sparplan. Notieren Sie auf dem Ablaufplan nicht detailliert alle Einzelschritte. Formulieren Sie vage. Schreiben Sie zum Beispiel statt „7 Strategien“ besser „Einige Strategien“. So schaffen Sie Spielraum für entspannte Kurse. Und sorgen gleichzeitig für lernförderliche Orientierung. Ein hoch auf die sparsamen Schwaben!
Hier sehen Sie die vier Zeitplanungstipps noch einmal auf einen Blick:
- Tipp 1: Schätzen Sie kleinteilig!
- Tipp 2: Trainieren Sie Ihr Zeitgefühl!
- Tipp 3: Entwickeln Sie Kurz- und Langversionen!
- Tipp 4: Arbeiten Sie mit einem schwäbischen Sparplan!
